Richtig Bock auf Büro

Der Göttinger Wissenschaftsverlag Copernicus ist heute – auch als Folge der Pandemie – Vorreiter beim Thema New Work und verbindet das neue Bürokonzept mit einem umfassenden Homeoffice-Angebot. Lokaler Partner für die Neugestaltung dieser hybriden Arbeitswelt war das kreative Team von pro office.

Die Pandemie war ein Einschnitt in die Arbeitswelt, der Gewohn­heiten verändert und Unterneh­men vor neue organisatorische Herausforderungen gestellt hat – so auch die Göttinger Copernicus GmbH. „Wir mussten uns damit beschäftigen, wie Zusammenarbeit bei uns in Zukunft aussehen soll“, erzählt Copernicus-­Geschäftsführer Martin Rasmussen. Entstanden ist am Ende eine hybride Arbeitsorganisa­tion mit einer Kombination aus einem umfassenden Home­office-Angebot und einem neuen Bürokonzept, das gemeinsam mit den Experten von der pro office GmbH umgesetzt wurde.

Ein hybrides Arbeitsmodell für die Zukunft

„Gesellschaftlichen Wandel kann ich nicht aufhalten“, erklärt Rasmussen seinen Standpunkt. „Meiner Meinung nach müssen wir die Mitarbeitenden noch mehr in den Mittelpunkt stellen und flexible Lösungen für ihre Bedürfnisse bieten.“ Der Göttinger Dienstleister, der Wissenschaftler in der ganzen Welt mit der Organisation von Konferenzen und Ausstellungen sowie der Produktion und Veröffentlichung von sogenannten peer-reviewten – also durch eine oder mehrere Personen bewertete – Open-Access-Zeitschriften unterstützt, hat dafür eine neue Idee für Zusammenarbeit gefunden.
„Zu Beginn der Pandemie haben wir alle ins Home­office geschickt“, erzählt Rasmussen rückblickend und schiebt den Grund für die Neuorganisation gleich nach: „Drei Jahre später, als die Rückkehr anstand, wollten nur noch 20 von unseren 65 Mitarbeitenden wieder ins Büro kommen.“ Das sei auch kein Wunder, denn alle, auch er selbst, hätten sich daran gewöhnt, zu Hause die volle Konzentration und die volle Kontrolle über den Arbeitstag zu haben und die Arbeit für sich passend zu gestalten. Während einige das nicht aufgeben wollten, wären an­dere in der Zeit auch aus Göttingen weggezogen. Das Copernicus-Team ist heute über neun Bundesländer verstreut.
Schnell war klar, dass ein Mischkonzept aus festen und flexiblen Arbeitsplätzen für Copernicus keine Option war. „Wir haben bewusst darauf gesetzt, keine unnötigen Plätze vorzuhalten. Zwei Drittel unserer Bürofläche haben wir deshalb abgeben können“, sagt der Geschäftsführer. „Zu Beginn der Überlegungen haben wir gesagt: Wenn immerhin 20 Mitarbeitende Bock haben, ins Büro zu kommen, dann soll es auch richtig gut werden. Wir machen es uns schön.“

Das Projekt gemeinsam mit dem Team von pro office in Göttingen anzugehen, lag auf der Hand, da die Experten für moderne Büroeinrichtungen schon früher einzelne Räume bei Copernicus umgestaltet hatten. „Wir haben bereits im ersten Meeting gemerkt, dass sie unsere Idee voll verstanden haben“, erzählt Rasmussen begeistert. Und auch sein Team sei von Tag 1 an begeistert gewesen, berichtet pro-office-Geschäftsführer Chris ­Asmuth. Das habe vor allem an der ausgewogenen Mischung aus klaren Vorgaben und Offenheit für Beratung gelegen. „Martin und Copernicus haben sich zwar bei den höhenverstellbaren Tischen und Stühlen auf eine einheitliche Möbellinie für alle Mitarbeitenden im Büro festgelegt“, sagt Asmuth, „ansonsten haben sie uns aber den Raum für Entfaltung gelassen und sich offen für Beratung gezeigt. So funktioniert Kreativität für uns besonders gut.“
Das zeigte sich auch bei der Begehung der Büro­flächen: Die Idee der Innenarchitektin Stefanie Grund, eine Wand herauszunehmen, um Platz für einen zentralen Treffpunkt zu schaffen, fiel auf fruchtbaren Boden. Heute findet sich an der Stelle – neben einer Küchenzeile – vor allem ein großer runder Tisch mit umlaufender Bank und aufgespanntem Sonnenschirm in der Mitte. Mit­arbeitende, die sich hier mit anderen unterhalten, etwas essen oder einfach nur einen Kaffee trinken, haben dabei den Blick auf einen idyllischen See, der sich über eine ganze Wand erstreckt. Solche großflächigen Motive finden sich in jedem Raum im Copernicus-Büro.

Copernicus-Chef Martin Rasmussen (l.) und pro-office-Chef Chris Asmuth

Die Gestaltung der Büroflächen: Ein Ort für Austausch und Rückzug

„Wir wollten allerdings nicht nur Lust auf Austausch machen, sondern Copernicus auch den Wunsch erfüllen, Rückzugorte für Teams zu schaffen, an denen sie konzentriert arbeiten können und sich wohlfühlen“, so der pro-office-Geschäftsführer. Um den Wohlfühlfaktor so groß wie möglich zu machen, durften die Teams das Motto – und damit auch das Bildmotiv für eine der Wände – in ihrem Büro selbst auswählen. „Die Teams haben wir befragt und die Ergebnisse an pro office geliefert“, erzählt Rasmussen und Asmuth ergänzt: „Wir haben allen geraten, sich für ein Thema zu entscheiden, an dem das Herz langfristig hängt.“ So steht nun am Ende in der Buchhaltung ein Strandkorb mit Blick auf das Meer, in der IT fühlt man sich wie auf einem anderen Planeten, und in einem anderen Büro kann man in einer Berglandschaft Anlauf zum Gipfelsturm nehmen. „Die intensive Einbindung aller Mitarbeitenden machte deutlich, wie wichtig Copernicus dieses Projekt ist. Die Wünsche in der Raumgestaltung umzusetzen, war auf allen Seiten eine Herzensangelegenheit“, erklärt Innenarchitektin Stefanie Grund.

„Ganz wichtig war uns, dass wir keine Zweiklassengesellschaft aufbauen, sondern alle gleich behandeln“, sagt Rasmussen überzeugt. „Wir wollten von Anfang an eine echt hybride Form der Zusammenarbeit von Teammitgliedern vor Ort und denen, die digital aus dem Home­office zugeschaltet sind.“ Allen Mitarbeitenden, die zu Hause arbeiten wollen, habe er gesagt, dass sie sich auf Firmenkosten einen Stuhl und einen Tisch aussuchen sollten, die zur eigenen Einrichtung passen. „Chris Asmuth und sein Team haben das Konzept der hybriden Zusammenarbeit super aufgegriffen und umgesetzt.“ Zu sehen ist das vor allem im Raum New York Rooftop, der wie eine Dachterrasse in der Großstadt wirkt und Platz für eine Pause oder Besprechung mit Blick ins Grüne bietet, gleichzeitig aber auch Meeting­raum für Videokonferenzen ist (siehe Seite 38/39). „Wir
haben den Besprechungstisch auf den Bildschirm am Kopf­ende ausgerichtet“, erklärt Asmuth. „Alle, die
online teilnehmen, haben so das Gefühl, Teil der Runde zu sein.“
Um eine echte hybride Zusammenarbeit zu ermöglichen, brauche es allerdings nicht nur die richtige technische Infrastruktur, sondern auch eine Anpassung der Führungsregeln. „Kein Teammitglied soll durch die Arbeit im Homeoffice Nachteile haben. Gleiche Rechte für alle stehen über allem“, so der Copernicus-Chef im Brustton der Überzeugung. „Unter dem Strich sparen wir mit der hybriden Arbeitsorganisation kein Geld. Wir erreichen durch die hohe Flexibilität eine intensivere Mitarbeiterbindung und für Kunden eine noch bessere Betreuung.“ Ein wichtiger Nebeneffekt: Der CO2-Fußabdruck von Copernicus wird kleiner, weil weniger Reisen als vor der Pandemie nötig sind. Papierlos ist das Büro bei Copernicus schon lange. ƒ

Fotos: Alciro Theodoro da Silva

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