Xtentio – Enterprise Work Management in der Pandemie – eine Revolution der Arbeitskultur?

In vielen Büros dasselbe Bild: verlassene Räume und leergefegte Schreibtische. Fast jeder zweite Berufstätige in Deutschland arbeitet derzeit – zumindest für ein paar Tage in der Woche – von zu Hause aus. Doch was bedeutet das für Unternehmen wie auch für deren Mitarbeiter? Und wie kann die Arbeit organisiert werden, wenn der persönliche Kontakt fehlt?

Da sitzen wir nun in unseren vier Wänden und versuchen den täglichen Spagat zwischen Homeoffice, Homeschooling und Kinderbetreuung – eine kräftezehrende Aufgabe. Homeoffice, bei vielen Unternehmen vor der Pandemie verpönt, wurde über Nacht zur einzig möglichen Arbeitsform. Aus dem Stand musste gehandelt werden, um irgendwie durch diese Krise zu kommen – ohne lange Vorbereitungszeit oder Onboarding-Möglichkeiten. Für viele ein Sprung ins kalte Wasser.
Wer nach der ersten Hektik glaubte, dass mit der Einrichtung mobiler Arbeitsplätze bereits viele Hürden gemeistert sein würden, wurde bald eines Besseren belehrt. Denn kaum war die Hälfte der Deutschen im Home­office angekommen, zeigten sich neue Probleme: Wie schafft man es, ohne Präsenztermine Projekte effektiv voranzutreiben und kollaborativ zu arbeiten? Wie können wir uns orts­unabhängig organisieren, ohne den Überblick zu verlieren? Auch war es für viele Arbeitgeber neu, dass Mitarbeiter ihrer täglichen ­Arbeit nicht mehr am Stück nachgehen konnten, sondern sich flexibel nach ihren Kindern richten mussten.
Man hatte Verständnis. Vieles wurde möglich. Doch wie wird unser Arbeitsalltag nach der Pandemie aussehen? Werden wir in alte Muster zurückfallen oder werden wir die neuen Erkenntnisse mitnehmen und eine andere Arbeitskultur in Deutschland schaffen? Der Wunsch nach einem Mix aus Präsenzarbeit, Homeoffice und flexibleren Arbeitszeiten ist auf Arbeitnehmerseite deutlich gestiegen, wobei das Bild auf der Unternehmerseite etwas differenzierter ist – je nachdem, mit wie viel Erfolg man die Herausforderungen des dezentralen Arbeitens gemeistert hat.

Wir als New-Work-Company profitierten in dieser Situation davon, dass bei der Xtentio bereits seit Jahren Homeoffice-Möglichkeiten und flexible Arbeitszeiten die Regel sind. Ohne Ausfall und mit wenig Aufwand zogen alle Mitarbeiter ins Homeoffice um. Dezentrale Online-Tools zur Aufgabenverwaltung, zum Arbeits- und Zielmanagement sowie zum kollaborativen Arbeiten waren bereits vorhanden, denn schon vor Corona hatten wir ein nachhaltiges und gut funktionierendes Enterprise Work Management aufgebaut.
Aber was meint Enterprise Work Management (abgekürzt EWM) überhaupt? Im Grunde beschreibt es Regeln, Prozesse und Lösungen, mit denen unternehmensweit die gemeinsame Arbeit an Projekten organisiert werden kann. Eine zentrale Herausforderung der ,Remote Work‘ ist die tägliche Abstimmung von Zielen, Kapazitäten und Aufgaben, denn unsere Art zu kommunizieren ändert sich radikal, wenn Teammitglieder nicht mehr vor Ort zusammenarbeiten. Im Büro hat jeder die Möglichkeit, Kollegen ,by walking around‘ zu briefen, ihnen Aufgaben zuzuteilen und sich über den Stand von laufenden Projekten zu informieren. Sobald aber die Mitarbeiter nicht gemeinsam anwesend sind, wird dieser ungeordnete Informationsfluss zu einer Dauer­belastung: Anrufe, Videomeetings, Chatverläufe, E-Mails, Reports, Protokolle etc. Je größer das Team, desto geringer wird die Produktivität, wenn die Nachrichtenflut ständig von der eigentlichen Arbeit ablenkt.
In einer dezentralen Organisation dient das Enterprise Work Management daher dem Zweck, diese Kommunikations- und Koordinationsaufwände sinnvoll zu reduzieren. Aufgaben, Informationen und Ziele werden zentral organisiert und für alle Beteiligten transparent. Jeder Mitarbeiter hat dabei innerhalb der EWM-Lösung Zugriff auf seinen persönlichen Bereich und sieht seine anstehenden Auf­gaben, die er in einer To-do-Liste managen kann. Er sieht aber auch, wie seine Arbeit auf die gemeinsamen Ziele einzahlt – Abhängigkeiten werden visualisiert, und das große Ganze wird für jedes einzelne Teammitglied transparent.

Nach unserer Erfahrung kann man Enterprise-Work-Management-Lösungen wie Asana oder Monday bereits in wenigen Tagen in einzelnen Teams einführen und sukzessive auf die gesamte Organisation übertragen. So lassen sich schon in kurzer Zeit die ersten Mehrwerte für das Unternehmen erzeugen.
Unser Enterprise Work Management ­setzen wir inzwischen für alle internen Prozesse und die Steuerung unserer Kundenprojekte ein. Es ist unser zentraler Ort für das Aufgaben- und Zielmanagement geworden, den wir nicht mehr missen wollen. Hinzu kommt, dass die gängigen Lösungen am Markt einen großen Wert auf gute Bedienbarkeit legen – selbst Kollegen und Kunden ohne große IT-Affinität haben innerhalb kurzer Zeit die wesentlichen Funktionen kennen und schätzen gelernt.

Möchten auch Sie Ihr Unternehmen mit einem gut funktionierenden Enterprise Work Management in die Zukunft bringen? Dann profitieren Sie von unserer Erfahrung. Wir ­zeigen Ihnen gerne, wie Sie eine auf Ihre Organisation perfekt zugeschnittene Lösung finden.