Zwingende Ereignisse – zwingende Kosten

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Text von: redaktion

Verkaufen über den faktor Angst - in welche (teure) Falle Sie nicht tappen sollten.

Verkaufen über den faktor Angst – in welche (teure) Falle Sie nicht tappen sollten

Die elektronische Datenverarbeitung ist berühmt und berüchtigt für die ihr innewohnenden Risiken. Die betriebswirtschaftlichen Risiken des Einsatzes von EDV sind dabei in den meisten Fällen mehr durch externe als durch interne Faktoren bestimmt. Während interne Konsequenzen des technischen Fortschritts oder der allgemeinen Fehlerträchtigkeit der Informationstechnologie

noch einer gewissen Planbarkeit bei den Gegenmaßnahmen unterliegen, verhält es sich bei externen Einflüssen gänzlich anders.

Die Folgen staatlicher Regulierung sind dabei an erster Stelle zu nennen. Die Verpflichtung zur elektronischen Steuererklärung hat zum Beispiel nicht nur zur Folge, dass alle Unternehmen Computer mit Internetzugang installieren und sicher betreiben müssen, sondern auch, dass diese Unternehmen danach über die GEZ wegen des Betriebs von onlinefähigen Computern zur Kasse gebeten werden. Eine viel diskutierte Frage ist die der E-Mail-Archivierung. Für diesen Zweck ist in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von Produkten auf den Markt gekommen – hier und da auch durchaus angeboten mit der Unterstellung, dass ITEntscheider und Manager mit einem Fuß im Gefängnis stünden, wenn nicht sofort das jeweils angebotene Produkt gekauft werde. Hintergrund dieser Angst- Argumente ist dabei nicht die allgemeine Pflicht zur Aufbewahrung von geschäftlicher Korrespondenz, die sich ja auch zur Not durch Ausdrucke von E-Mails bewerkstelligen lässt, sondern die Vorschriften der GDPdU, den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. In diesen Vorschriften des Finanzministeriums aus dem Juli 2001 ist mit Wirkung vom 1. Januar 2002 festgelegt, dass steuerlich relevante Daten, die im Unternehmen elektronisch verarbeitet werden, den Prüfern der Finanzämter auch digital bereitgestellt werden müssen. Dies gilt auch für steuerlich relevante E-Mails – Ausdrucke allein genügen hier nicht.

„Des Unternehmers Unsicherheit ist des Anbieters Markt“

Dass das Finanzministerium dabei nichts Genaues zur technischen Umsetzung sagt, mag aus Gründen der Anbieterunabhängigkeit noch vertretbar sein. Problematisch wird es erst, wenn man

fragt, was die Steuerbehörden denn unter „steuerlich relevanten Daten“ verstehen. Hier wird von staatlicher Seite jede Festlegung vermieden und auf die Bringschuld des Unternehmens verwiesen, diese Unterscheidung im Einzelfall selber vorzunehmen und erst bei der Prüfung die Korrektheit der Abgrenzung bewertet – mit unter Umständen ungünstigen Folgen für das

steuerpflichtige Unternehmen. Es gilt einmal mehr: Des Unternehmers Unsicherheit ist des Anbieters Markt.

Gerne wird mit allumfassenden Lösungen der teuerste Weg beschritten, auf jeden Fall alles richtig zu machen – aber das verfolgt nicht unbedingt das Ziel des Unternehmens der Datensparsamkeit und Kosteneffizienz bei der Zuarbeit für die Finanzbehörden. Der beste Rat für ein Unternehmen besteht darin, entweder in den sauren Apfel einer aufwändig abgegrenzten Archivierung zu beißen oder steuerlich relevante Daten nicht per E-Mail zu verarbeiten.

Zur Person:

Johannes Loxen ist Geschäftsführer der SerNet GmbH mit Sitz in Göttingen und Berlin.