Zeitmanagement 2.0

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Text von: redaktion

Zeitmanagement 2.0 – der Einfluss der Digitalisierung auf unser Leben – ist der Aufriss zu einem Thema, das unsere berufliche und private Welt in weniger als zwei Jahrzehnten auf den Kopf gestellt hat. Viele Unternehmen können um 20 Prozent effizienter werden, wenn sie den Umgang mit den Segnungen der Digitalisierung professionalisieren.

Im Folgenden werden vier Themenfelder mit jeweils einem beispielhaften Lösungsvorschlag vorgestellt:

Kommunikation

E-Mails sind heute zu einem unverzichtbaren Bestandteil für die Zusammenarbeit in und zwischen Unternehmen geworden. Die zunehmende Flut an E-Mails ist aber mittlerweile einer der meistgenannten Zeitfresser in Zeitmanagement-Seminaren. Es geht inzwischen so weit, dass Mitarbeiter in Unternehmen Angst vor dem Ende ihres Urlaubs haben, weil sie derart viele E-Mails in ihrem Account vorfinden, dass sie tagelang damit blockiert sind.

Schreiben Sie den Hinweis in den Abwesenheitsassistenten, dass E-Mails auch nach der Rückkehr nicht gelesen werden. Das ist eine wirksame Möglichkeit, um nach einem Urlaub nicht mit mehreren Hundert E-Mails konfrontiert zu werden. Der Empfänger der Mitteilung des Abwesenheitsassistenten wird sich eine Alternative überlegen (müssen).

Struktur

In vielen Unternehmen ist es eine Katastrophe, in welchem Zustand sich die digitalen Ordner- und Dateienstrukturen befinden. Jeder Mitarbeiter kann ablegen bzw. abspeichern, was er will und so viel er will.

Sie müssen regelmäßig einmal im Quartal alle Ordner komplett sichten. Das ist beim ersten Mal viel, wird danach dann aber weniger Aufwand. Stellen Sie sich dafür einen halben Tag je Quartal in Ihrem Zeitplansystem ein. Gehen Sie jeden Ordner und jede Datei durch, und fragen Sie sich, ob sie richtig bezeichnet und am richtigen Platz sind. Löschen Sie gegebenenfalls!

Software

Ein erfolgreiches Unternehmen ohne eine komplexe Softwarewelt ist heute nicht mehr denkbar. Aber was nützt Dir ein Porsche, wenn Du lediglich im ersten Gang fahren kannst? Das ist in der Nutzung der gängigen Softwarelösungen besonders häufig der Fall.

Benennen Sie für jede benutzte Software in Ihrer Abteilung einen oder zwei Experten. Nicht jeder soll ein Kenner jeder Software sein, sondern es gibt einen Experten und weitere Nutzer. Teilen Sie das Expertentum unbedingt auf. Es darf nicht den einen geben, der alles weiß, und im Urlaubsfall liegt die Abteilung brach.

Hardware

Wer sich einen Porsche gekauft hat, verzichtet ungern auf die dazugehörigen passenden Räder. Um die mittlerweile sehr komplexen Softwarelösungen nutzen zu können, sind moderne Highspeed-Rechner und sichere Speichermedien notwendig. Der Zustand der technischen Umgebung stellt aber in vielen Unternehmen ein Problem dar.

Wenn man den vollen Nutzen seiner technischen Umgebung haben möchte, müssen alle digitalen Hilfsmittel auf dem aktuellen Stand sein. Die Digitalisierung verändert die Maßstäbe unseres Denkens im Umgang mit Hilfsmitteln im Büro. Eine Schreibmaschine hat eine Mitarbeitergeneration ihren Dienst verlässlich getan. Die digitalen Arbeitsmittel müssen nach zwei bis drei Jahren erneuert werden, um ihre Funktion erfüllen zu können.

Fazit

Der Einfluss der Digitalisierung nimmt zu, als wäre sie ein weiteres Naturgesetz. Das ist nicht immer ganz einfach und kostet außerdem auch noch Geld. Aber so ist das: Wer die Digitalisierung als Segen erfahren will, der wird nicht um Investitionen in die Ausgestaltung herumkommen!

Text: Unternehmensberater Holger Möhwald über Erfahrungen und Lösungsvorschläge zu einem Thema auf der Höhe der Zeit. Holger Möhwald ist Unternehmensberater und Geschäftsführer der Möhwald Unternehmensberatung in Göttingen. Kontakt: kontakt@ moehwald-unternehmensberatung.de