Vorsicht Falle!

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Text von: redaktion

Welche E-Mails Sie löschen dürfen undwelche Sie lieber aufheben sollten.

Die E-Mail ist im Zeitalter der digitalen Kommunikation zu einem der wichtigsten Kommunikationsmedien geworden. E-Mail-Daten stellen heute aufgrund ihrer hohen Relevanz im Geschäftsverkehr neben den internen Daten eines Unternehmens einen der wichtigsten und damit wertvollsten Datenbestände dar.

Der Verlust von E-Mails führt nicht selten zu betriebswirtschaftlichen und häufig zu Imageschäden. Dokumente und E-Mails bieten unter anderem den handels- und steuerrechtlich relevanten

Nachweis über Geschäftsvorgänge. Diese Unterlagen sind unentbehrlich. E-Mails, die im Zusammenhang mit finanzbuchhalterischen Vorgängen stehen (dazu gehört nach aktueller Rechtsprechung auch bereits ein Angebot), sind nach den Richtlinien der Langzeitarchivierung unveränderbar über einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren vorzuhalten. Gesetzliche Grundlagen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU): „Ein Schriftstück ‚betrifft’ ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat“ (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34). Hierzu gehören nicht: • Schreiben zur allgemeinen Information • Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluss eines Handelsgeschäfts geführt haben. E-Mails sind aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind oder wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen. Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen.

Ordnungsgemäße Archivierung Geschäftsprozesse werden zunehmend durch E-Mail-Kommunikation abgewickelt. E-Mail-Dokumente sind nach den Grundsätzen des Handels- und Steuerrechts zu archivieren. Rechtliche Aspekte der Archivierung sind die Ordnungsmäßigkeit, die Beweissicherheit und das Filtern unerbetener E-Mails. Finanzbehörden sind berechtigt, im

Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Um der Finanzbehörde

dies zu ermöglichen, muss der Steuerpflichtige die steuerlich relevante E-Mail-Kommunikation elektronisch archivieren und sicherstellen, dass die Dokumente während der Aufbewahrungsfrist

maschinell ausgewertet werden können. Diese gesetzlichen Anforderungen hat das Bundesfinanzministerium mit seinem Schreiben vom 06.03.2001 konkretisiert:

„Zulässig und damit ordnungsgemäß im Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften des § 257 Abs. 3 HGB und der steuerlichen Aufbewahrungsvorschrift des § 146 Abs. 5 AO sind alle unveränderbaren Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wiederbeschreibbare Platte, die wiederbeschreibbare Platte und das Speicherband.Autor Peter Bruchmüller ist Vorstand der GOESYS AG in Göttingen und Einbeck.