Versendet ist versendet

Text von: redaktion

FLYnet-Geschäftsführer Ulrich Büchner über Datenschutz im E-Mail-Verkehr und den richtigen Umgang damit im Unternehmen

Im Sommer 2013 hat das Bayerische Amt für Datenschutz ein Bußgeld gegen die Mitarbeiterin eines Handelsunternehmens verhängt. Sie hatte eine E-Mail an Kunden versendet. Was war geschehen?

Die Dame informierte darüber, „man würde sich zeitnah um die Anliegen der Kunden kümmern“. Die gesamte E-Mail war – wenn man sie ausdrucken wollte – zehn Seiten lang. Neben der eigentlichen Nachricht umfassten neuneinhalb Seiten die E-Mail-Adressen der Empfänger. Für jeden sichtbar. Und darin sahen die Datenschützer ein Problem. Die E-Mail-Adressen waren in erheblichem Umfang aus Vornamen und Nachnamen zusammengesetzt. Das Versenden dieser personenbezogenen Daten ist ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht. Solche Daten dürfen an Dritte nur nach Vorliegen einer Einwilligung oder einer gesetzlichen Grundlage übermittelt werden. Diese Voraussetzungen lagen hier nicht vor.

Wie konnte es passieren, dass der E-Mail- Verteiler für alle sichtbar war? War es ein technisches Problem? Schuld ist meist nicht die Technik, sondern die Art und Weise, wie mit E-Mail umgegangen wird. Seit Mitte der neunziger Jahre hat die E-Mail in Unternehmen die Korrespondenz über Brief und Fax immer mehr verdrängt. Heute ist die E-Mail der wichtigste und meistgenutzte Dienst im Internet. Es können kurze Textnachrichten und elektronische Dokumente weltweit und innerhalb von Sekunden verteilt werden.

Gerade diese Geschwindigkeit und die scheinbare Einfachheit sind ein großes Risiko. Früher hat sich meist nur ein Sekretariat um die Korrespondenz gekümmert. Heute kommuniziert fast jeder Mitarbeiter mit Kunden und Lieferanten per E-Mail. Die E-Mail ist zur Selbstverständlichkeit in Unternehmen geworden.

Stellen Sie sich bitte die Frage, ob es in Ihrem Unternehmen Vorgaben gibt, die eine Nutzung von E-Mail regeln und damit Ihre Kommunikationsverhältnisse mit der Unternehmenskultur verbinden.

• Ist es notwendig, telefonisch eine E-Mail anzukündigen oder fünf Minuten nach Versand den Empfang zu erfragen?

• Muss einem Kunden die gesamte Kommunikation zur internen Entscheidungsfindung mit gesendet werden?

• Ist es nicht ein Unterschied, ob privat ein Kuchenrezept ausgetauscht wird oder ob ich meinem Geschäftspartner einen Vorschlag präsentiere? • Verwirren ,FW:Re:AW:Re:AW:Angebot‘ in der Betreffzeile und ein Text – der mit der ursprünglichen Nachricht nichts zu tun hat – nicht mein Gegenüber?

• Müssen Sie wirklich alle zwei Minuten Ihren Posteingang checken?

• Sollte man eine E-Mail vor dem Versand nicht noch einmal in Ruhe durchlesen und Fehler korrigieren?

• Ist ein Prozess im Dialog mit vielen Mitarbeitern wirklich per E-Mail abzustimmen?

Geben Sie dem Thema entsprechende Bedeutung – stellen Sie Regeln auf, lassen Sie Ihre Mitarbeiter schulen, setzen Sie die Einhaltung der Regeln durch, seien Sie Vorbild. Nur so können Sie dafür sorgen, dass die EMail nicht zum Ressourcenfresser und Killer Ihrer Kommunikation im Unternehmen wird.

PS: Die Dame hatte alle Empfänger in das ,An:‘-Feld der E-Mail kopiert. Die bayerischen Datenschützer hatten im Juni angekündigt, in einem ähnlichen Fall den Bußgeldbescheid nicht gegen den Mitarbeiter, der die E-Mail mit offenem E-Mail-Verteiler versandt hat, sondern gegen die Unternehmensleitung zu erlassen.