©Alciro Theodoro da Silva
Text von: Lea van der Pütten

Egal, ob Open-Air-Konzert, Stadtfest oder die Familienfeier in Hotelräumen – Veranstaltungskaufleute sind überall dort gefragt, wo etwas los ist. Denn ohne professionelle Planung kann so ein Event auch schnell mal schiefgehen.

Wenn Rabea Scholz morgens ins Hotel FREIgeist in Northeim kommt, geht sie nicht wie die meisten Gäste erst einmal gemütlich zum Frühstücksbuffet. Sie läuft durch die Tagungsräume und schaut nach dem Rechten. Denn Rabea macht gerade eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau.

Nach ihrem Schulabschluss begann die heute 24-Jährige allerdings zunächst ein Studium der International Business Studies in Paderborn. Schnell merkte sie jedoch, dass dies nicht der richtige Weg für sie ist. „Eigentlich wollte ich schon immer Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen“, erzählt Rabea. Und so zog es die gebürtige Einbeckerin bereits nach drei  Semestern zurück in ihre Heimat. Sie machte sich auf die Suche nach einer Ausbildung, in der sie genau das lernen konnte, was ihr Spaß macht, und wurde rasch fündig. Inzwischen ist sie bereits im dritten Lehrjahr im FREIgeist und noch immer glücklich mit ihrer Entscheidung und auch ein bisschen stolz auf ihren Mut, einen zweiten, alternativen Einstieg ins Berufsleben zu wählen.

In ihrem ersten Ausbildungsjahr war Rabea zunächst zwei Monate im Housekeeping eingesetzt und anschließend drei Monate im Service, um so das Haus und die mitunter auch mal stressigeren Abläufe gerade während stattfindender Veranstaltungen kennenzulernen. Seitdem besteht ihr Arbeitsalltag zum großen Teil aus Büroarbeit und kaufmännischen Aufgaben, also dem Planen und Organisieren vom Veranstaltungsbüro aus: zukünftige Events konzeptionieren, E-Mails beantworten, Kundengespräche am Telefon führen, Kosten kalkulieren, Ablaufpläne erstellen und vieles mehr.

Auf der anderen Seite gehört aber natürlich auch reichlich Action zu diesem Beruf: die direkte Betreuung der Veranstaltungen vor Ort. Im Hotel sind dies vor allem Firmenevents, Geburtstage oder Familienfeiern. Dann steht Rabea unter anderem als Ansprechpartnerin zur Verfügung und betreut beispielsweise eingeladene Referenten oder Künstler. Besonders Hochzeiten haben es der jungen Frau angetan – und das ist gut so, denn in den Sommermonaten kann es mitunter heiß hergehen. Dann finden an den Wochenenden häufig schon mal zwei Hochzeiten pro Tag statt. Und dann heißt es, Nerven bewahren – denn ohne Organisationstalent geht in diesem Berufsfeld sowieso nichts. Und auch nicht ohne Kreativität: Denn es soll sich ja schließlich keiner auf dem organisierten Event langweilen, oder?

Sehr wichtig sind außerdem kommunikative Fähigkeiten, berichtet die Auszubildende, und der Spaß am Umgang mit Menschen, denn in diesem Job hat man sehr viel mit Kunden zu tun, an deren Ansprüchen man sich stets orientieren muss. Darum sollten Veranstaltungskaufleute ebenfalls ein gewisses Verhandlungsgeschick mitbringen.

Der direkte Kontakt mit den Menschen ist im Übrigen auch das, was Rabea in dieser Ausbildung am besten gefällt. „Wenn man vorher Absprachen mit dem Brautpaar trifft, dann bei der Hochzeit alles optimal funktioniert und sie hinterher noch einmal kommen und sich bedanken – … das ist das immer ein schönes Gefühl“, erzählt Rabea. Natürlich laufe nicht immer alles perfekt. Wenn etwas mal nicht so klappt wie geplant, dann spricht sie das Problem an. „Ich mache mir dann immer zunächst selbst Gedanken, was hätte besser laufen können“, sagt sie selbstkritisch. „Aber die Abteilungsleiter hier haben eigentlich auch immer ein offenes Ohr.“

In ihrem zweiten Lehrjahr lernte Rabea noch die Arbeit an der Rezeption kennen, sodass sie letztlich alle Abteilungen im FREIgeist einmal durchlaufen hat. Nach ihrem Abschluss im nächsten Januar stehen ihr dann mit ihrer kaufmännischen Ausbildung die Türen zu vielen weiteren Bereichen offen – womöglich in Konzerthallen, im Freien, in Fernsehstudios oder Theatern. Nichtsdestotrotz würde Rabea gern im FREIgeist bleiben. Die Arbeit im Hotel ist ihr Weg. Auch, wenn die Umgewöhnung, oft am Wochenende oder auch mal abends zu arbeiten, für sie zunächst schwierig war. Die eine oder andere Überstunde nimmt Rabea für so einen spannenden Job gern in Kauf. Und so lautet ihr Tipp an potenzielle Nachahmer auch: „Nicht gleich aufgeben!“

Ausbildungsgehalt
1. Lehrjahr: 850 – 900 Euro
2. Lehrjahr: 900 – 1.000 Euro
3. Lehrjahr: 950 – 1.000 Euro
Einstiegsgehalt: 1.400 – 2.300 Euro (brutto)