Schneller, günstiger und sicherer

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Text von: redaktion

Gesetzliche Regelungen zwingen Unternehmen, Daten in manchen Geschäftsfeldern über Jahrzehnte hinweg gesetzeskonform vorzuhalten. Ein Dokumentenmanagement hilft, E-Mails, Rechnungen, Verträge und Personalakten zu sinnvollen Geschäftsprozessen zu verbinden.

E-Mails, Rechnungen, Verträge, Personalakten – Geschäftsprozesse sind mit einem hohen Dokumentenaufkommen verbunden. Gesetzliche Regelungen zwingen Unternehmen, diese Daten in manchen Geschäftsfeldern über Jahrzehnte hinweg gesetzeskonform vorzuhalten. So sammeln sich Aktenmengen, die nicht nur platz- und zeitraubend, sondern auch kostenintensiv in der Verwaltung sind: Für die Lagerung müssen Räumlichkeiten angemietet werden. Zudem nimmt der Papierverkehr wertvolle Zeit in Anspruch. Moderne elektronische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) schaffen hier Abhilfe.

Der althergebrachte Umgang mit den zu lagernden Dokumenten offenbart sich schnell als ein Fass ohne Boden, steigen die Platzanforderungen doch stetig an. Erschwerend kommt hinzu, dass die Recherche in der Aktenflut personell und zeitlich aufwändig ist und schnell zu Skontoverlust führen kann. Zudem gehen Dokumente im schlimmsten Fall verloren, denn bei der Pflege eines Archivs von Hand reicht bereits eine Unachtsamkeit, und schon ist ein Dokument falsch zugeordnet und zukünftig unauffindbar.

Elektronische DMS schaffen bei diesen Problemen nachhaltig Abhilfe – und das bei Verwaltungsfunktionen und archivorientierten Anwendungen. Dabei spielt die Größe des Unternehmens oder die Branche keine Rolle. Die entsprechenden Lösungen werden individuell an die Bedürfnisse der Anwender angepasst, und die digitale, nicht mehr papiergebundene, Speicherung sowie der Einsatz eines elektronischen DMS zur Verwaltung relevanter Daten bringen Ihnen viele Vorteile: kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten ebenso wie die deutlich spürbare Verkürzung der Transport- und Recherchezeiten. Da ein entsprechendes System den sekundenschnellen Versand von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens ermöglicht, wird die Produktivität merklich erhöht. Neben der Zeitersparnis bewirkt die digitale Speicherung zudem die massive Reduzierung des Platzbedarfs für die Lagerung der papiergebundenen Daten – hohe Lagerraummieten werden eingespart.

Nach der Implementierung eines elektronischen DMS können mehrere Benutzer dezentral und gleichzeitig auf die Dokumente zugreifen. Das Sichern und Kopieren ohne Beschädigung und die integrierte Verarbeitung durch die Vermeidung von Medienbrüchen werden möglich. Die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens wird durch die schnelle Verfügbarkeit der Informationen deutlich gesteigert und so das Dienstleistungspotenzial optimiert. Bearbeitungszeiten lassen sich auf diese Weise um bis zu 90 Prozent senken und die Produktivität um bis zu 75 Prozent steigern. Die Verarbeitungskosten sinken pro Einheit um bis zu 40 Prozent, und es können bis zu 50 Prozent der Mietflächen eingespart werden.

Ab welchem Belegaufkommen sich der Einsatz eines elektronischen DMS lohnt, ist verschieden. Jedes Unternehmen muss entscheiden, wie lange es noch effektiv mit dem logistisch aufwändigeren althergebrachten System arbeiten kann.

Text: Michael Gottschalg