Mehr Durchblick

Text von: redaktion

Sycor-Experte erklärt, warum und wie sich Unternehmen intensiv mit ihrer Software sowie den Lizenz- und Wartungsverträgen beschäftigen sollten.

In Unternehmen wird alles inventarisiert: von Tischen über Feuerlöscher bis hin zu Telefonen. Doch die Erfassungswut hat Grenzen: Laut Umfragen können nur rund 30 Prozent der Unternehmen ad hoc genau Auskunft geben, über welche Software sie verfügen. Welche der installierten Pakete tatsächlich und von wie vielen Mitarbeitern genutzt werden, bleibt noch häufiger offen.

So kommt es vor, dass teuer angeschaffte Software schon lange nicht mehr genutzt wird. Trotzdem fallen jährlich Wartungskosten an. Oder es werden für eine Business-Applikation neue Lizenzen gekauft, obwohl im Unternehmen ausreichend Nutzungsberechtigungen verfügbar wären. Doppelt ärgerlich ist, dass die anfänglichen Lizenzkosten im Software-Lebenszyklus einen eher kleinen Anteil ausmachen. Die im Nutzungszeitraum anfallenden, oft pro Lizenz berechneten Wartungsgebühren, übersteigen die Anschaffungskosten meist deutlich.

Mangelnder Durchblick birgt geschäftliche und rechtliche Risiken.

Es besteht die Gefahr, mit einer Software-Version zu arbeiten, die der Hersteller weder weiterentwickelt noch mit Support stützt. Im schlechtesten Fall stehen bei einem Softwareproblem Produktion oder Versand still und Dienstleistungen werden nicht optimal erbracht. Nicht weiterentwickelte Lösungen sind anfällig für Schadprogramme, damit steigt wiederum das Risiko für den Geschäftsbetrieb. Wird z.B. ein Programmpaket auf 300 PCs genutzt, obwohl nur 200 Lizenzen vorliegen, sehen sich Unternehmen und Geschäftsführung schnell straf- und zivilrechtlichen Folgen ausgesetzt.

Unternehmen können ihre IT-Kosten durch ein funktionierendes Lizenz-Management senken.

Experten von KPMG und Experton Group schätzen mögliche Einspareffekte auf 15 bis 30 Prozent. Künftige Investitionen lassen sich besser steuern und verringern, bereits vorhandene Software und somit bisherige IT-Investitionen werden besser genutzt. Auch die rechtliche und die geschäftliche Sicherheit erhöhen sich.

Mit der Implementierung eines Software-Asset- Managements (SAM) können Unternehmen diese Ziele erreichen. SAM ist ein anerkanntes Verfahren, um Software – mit Lizenzen und Wartungsverträgen – über den Produktlebenszyklus als das zu verwalten, was sie ist: eine wertvolle Investition. Die notwendigen Schritte sind unabhängig von der Unternehmensgröße ähnlich. Zunächst sollte ein SAM-Verantwortlicher bestimmt werden, der die Software inventarisiert, die auf PCs und Laptops installiert ist oder zentral auf einem Server liegt.

Um das SAM-Potenzial auszuschöpfen, muss er auch die tatsächliche Nutzung erfassen. Danach erfolgt der Abgleich mit den vorhandenen Lizenz- und Wartungsverträgen. Wichtig ist, kontinuierliche Lizenz-Management- Prozesse einzurichten und festzulegen, wer künftig zentral Software beschafft, wie sie auf die PCs und Laptops der Mitarbeiter gelangt und wie sie im gesamten Lebenszyklus behandelt wird. Da alle Mitarbeiter über diese Konventionen und Änderungen informiert werden müssen, ist der SAM-Verantwortliche auch als Kommunikator gefragt.

Autor Dr. Thomas Brodag ist Projektmanager bei der SYCOR GmbH in Göttingen.