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Text von: redaktion

Michael Tiegel über Investitionen in Informationstechnologien (IT) und die Integration der IT-Strategien in die Unternehmensstrategie.

Geschäftsprozesse funktionieren ohne IT-Unterstützung nicht mehr wettbewerbsfähig. Um den Geschäftserfolg zu sichern, ist eine Integration der IT-Strategie in die Unternehmensstrategie nötig.

IT-Strategien sind sehr individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Im Kern enthält jede Strategie jedoch Aussagen zu folgenden Parametern:

• Verfügbarkeit der IT-Infrastruktur

• Performance und Sicherheit der IT-Infrastruktur

• Gesamtkosten der IT und interne Verteilung der Kosten

• Anwenderzufriedenheit

Aus den genannten Parametern ist leicht ersichtlich, dass sowohl Technik als auch Betriebswirtschaft Bestandteile der ITStrategie sind. Erst seit einiger Zeit ist die Einsicht bei IT-Experten gewachsen, dass sich die Technik den Bedürfnissen der Geschäftsprozesse anpassen muss. Investitionen aus dem Bauch heraus sollten mehr und mehr der Vergangenheit angehören.

Die gesamte Informationstechnologie wird dabei in einzelne Service-Module aufgeteilt und bewertet. Kennzahlen können z. B. „Kosten für die Nutzung eines Arbeitsplatzsystems pro Monat“ oder „Kosten für die Bereitstellung eines Mailsystems pro Anwender“ sein. Da mittlerweile Vergleichszahlen für einzelne Branchen bekannt sind, ist zudem ein Benchmarking möglich. Optimierungsmaßnahmen lassen sich so bewerten. Die Definition einzelner Service-Module und der Aufbau eines effizienten Kennzahlensystems schafft Transparenz über die Qualität der Leistung und die anfallenden Kosten. Die Herausforderung beim Aufbau eines solchen Systems besteht darin, die richtigen Kennzahlen zu definieren, diese bis zu einem Gesamtprozess zu verdichten und in den operativen Betrieb zu überführen. Es reicht also nicht aus, die Verfügbarkeit einzelner Systeme zu messen. Entscheidend ist der Blick auf die gesamte Wirkkette.

Das Beispiel des „Geschäftsprozesses Mail“ soll dies verdeutlichen: Die Abbildung zeigt vereinfacht dargestellt die Wirkkette für das Senden und Empfangen von Mails. Diverse Systeme sind in diesen Prozess involviert. Ohne technisches Verständnis sind Investitionen in einzelne Systeme nur schwer zu bewerten. Einfacher wird es, wenn für den Gesamtprozess Kennzahlen festgelegt werden. Zum Beispiel gilt für den Prozess Mail (Senden und Empfangen), dass die Downtime (Ausfall und Wartung) pro Monat maximal vier Stunden betragen darf. Die Dauer einer Mailtransaktion darf z. B. fünf Minuten pro Mail nicht überschreiten. Kommt es nun aufgrund von vielen eingehenden Mails zu einem Engpass bei der Prüfung auf Viren oder Spam, kann über die Investition in einen neuen Server für Virenprüfung und Spam-Erkennung objektiver entschieden werden.

Fällt etwa die Internetverbindung aus, ist die Verfügbarkeit des Gesamtprozesses betroffen, obwohl einzelne Systeme zu 100 Prozent verfügbar sind. Über eine Investition in redundante Systeme kann dann in Abhängigkeit von der Wichtigkeit des Prozesses entschieden werden. Steigen die internen Kosten für Mail pro Anwender deutlich über vergleichbare Benchmarking-Werte, kann beispielsweise über eine Optimierung durch einen externen Dienstleister nachgedacht werden. Ein solches, hier an einem einfachen Beispiel aus dem IT-Alltag dargestelltes IT-Kennzahlen-System lässt sich nach dem gleichen Prinzip auf deutlich komplexere IT-Anwendungen übertragen.

Michael Tiegel ist Leiter des IT-Service der MOD IT GmbH in Einbeck und verantwortlich für die Bereitstellung der IT-Services für die Kunden.