Endspurt für die SEPA-Umstellung!

Text von: Tobias Kintzel

Ab dem 1. Februar 2014 müssen Unternehmen im Zahlungsverkehr das SEPA-Verfahren nutzen. Da die Umstellung aufwendig ist, ist jetzt ein Kraftakt nötig, um den Termin zu halten. faktor zeigt einige der wichtigsten Änderungen auf.

Am 1. Februar 2014 ist es soweit: Die nationalen Zahlungsverfahren der SEPATeilnehmerländer werden zugunsten eines einheitlichen Binnenmarktes im unbaren Zahlungsverkehr aufgehoben. Für die 28 EU-Mitgliedsstaaten, Island, Liechtenstein, Monaco, Norwegen und die Schweiz fallen die Grenzen im Zahlungsverkehr, und zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Euro-Zahlungen wird nicht mehr unterschieden. Im gesamten Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA, Single Euro Payment Area) gibt es dann flächendeckend identische Verfahren. Für Unternehmen wird es durch die standardisierten Überweisungen und Lastschriften einfacher, bargeldlose Zahlungen abzuwickeln. Bei elektronischen Einreichungen winken zusätzlich Effizienzgewinne: Die Abwicklungszeit innerhalb der Europäischen Union ist auf einen Geschäftstag festgelegt. Da bei SEPA-Lastschriften ein Fälligkeitsdatum für den Tag der Kontobelastung angegeben werden muss, wird eine genauere Liquiditätsplanung möglich. Auch das Liquiditätsmanagement kann optimiert werden, denn Unternehmen können den gesamten Euro-Zahlungsverkehr auf ein Konto bei einem Zahlungsdienstleister ihrer Wahl in ganz Europa konzentrieren.

Rechtzeitige SEPA-Umstellung in Gefahr: Während sich Verbraucher bis zum 1. Februar 2014 vor allem an den Umgang mit der IBAN (International Bank Account Number) gewöhnen müssen, ist der Vorbereitungsaufwand in Unternehmen hoch: So müssen nicht nur Kontonummer und Bankleitzahl aller Geschäftsbeziehungen durch IBAN und BIC ersetzt und die unternehmensindividuelle Gläubiger-Identifikationsnummer als Voraussetzung für das künftige Lastschriftverfahren beantragt, sondern auch Anpassungen in Prozessen und IT-Systemen vorgenommen werden.

Für Unternehmen, die noch nicht mit der Umstellung begonnen haben, wird es eng, den Termin zu halten. Das birgt Brisanz: Kreditinstitute dürfen gemäß der EUVerordnung Nr. 260/2012 (‚SEPA-Verordnung‘) Überweisungen und Lastschriften von Unternehmen nach dem Stichtag nur noch als SEPA-Zahlung im SEPA-Datenformat bearbeiten. Für Unternehmen, die dann noch nicht alle Änderungen umgesetzt haben, kann es zu Beeinträchtigungen des Geschäftsverkehrs kommen, im schlechtesten Fall sogar zur Zahlungsunfähigkeit.

Diese Gefahr droht vielen Unternehmen: Bei der Deutschen Bundesbank wurden bis Ende Oktober über eine Million Gläubiger- Identifikationsnummern, die Voraussetzung für alle Zahlungsempfänger von SEPALastschriften ist, vergeben. Allerdings gibt es 3,6 Millionen Unternehmen und knapp 600.000 eingetragene Vereine (Statistisches Bundesamt), die größtenteils eine solche Nummer benötigen. Auch die anderen Indikatoren beunruhigen: Nur knapp 14 Prozent der Überweisungen in Deutschland erfolgen derzeit nach den SEPA-Standards, obwohl SEPA-Überweisungen und entsprechende Vordrucke bereits seit Januar 2008 angeboten werden und Eingabemasken im Online-Banking vorhanden sind. Bei den SEPA-Lastschriften sieht es noch schlechter aus: Ihr Anteil lag im dritten Quartal 2013 bei nur 0,68 Prozent aller nationalen Lastschriften. „Der Bundesbank bereitet vor allem der Vorbereitungsstand bei der SEPALastschrift und bei kleinen und mittelständischen Unternehmen Kopfzerbrechen“, so Bundesbank-Vorstand Carl-Ludwig Thiele. „Jetzt ist ein echter Endspurt fällig!“

Umsetzungsprojekte sofort starten: Für eine zügige Umsetzung sollten Unternehmen einen SEPA-Verantwortlichen benennen, der direkt der Geschäftsführung berichtet. Im Anschluss folgt eine Analyse der Datenbanken, Anwendungen und Prozesse in allen Unternehmensbereichen, die mit bargeldlosem Zahlungsverkehr zu tun haben. Dazu gehören in der Regel Buchhaltung, Personalabteilung, Kundenbetreuung, Produktion und Vertrieb. Genau diese Abteilungen müssen auch im laufenden Geschäftsverkehr Ressourcen für die SEPA-Umstellung stellen. Unternehmen müssen auch die Auswirkungen auf die IT-Landschaft klären: Mit welchen anderen Software-Systemen sind Zahlungsverkehrsanwendungen verbunden, und welche Wechselwirkungen entstehen? Zusätzlich muss sicher sein, dass ERP- und Zahlungsverkehrsanwendungen das vorgeschriebene ,ISO 20022 XML‘-Format für elektronische Einlieferungen abbilden können.

Zu den wichtigsten Umstellungen gehört die Konvertierung der alten Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN (International Bank Account Number, internationale Bankkontonummer) und BIC (Business Identifier Code, internationale Bankleitzahl) – und das für alle Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter. Da auf automatisierte Services zurückgegriffen werden kann, lohnt sich die Kontaktaufnahme mit der Hausbank. Vorsicht ist geboten, wenn die Stammdaten in mehr als einem System gepflegt werden: schnell entstehen Dubletten. Nach dem 1. Februar 2014 ist die Angabe des BIC zur Identifizierung der Kontoverbindung für Inlandszahlungen, nach dem 1. Februar 2016 auch für grenzüberschreitende Zahlungen nicht mehr nötig. Unternehmen müssen auch die eigene Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen: Auf Rechnungen, im Internet und auf dem Geschäftspapier müssen zukünftig IBAN und BIC zu finden sein, gleiches gilt für Mahnungen und andere Schriftstücke mit Kontodatenbezug.

Besonderes Augenmerk auf SEPA-Lastschriften: Bei den Vorbereitungen zur Nutzung der zwei SEPA-Lastschriftverfahren – Basislastschrift und Firmenlastschrift – ist Aufmerksamkeit gefordert, da hier auch in den der eigentlichen Lastschrift vor- und nachgelagerten Prozessen Anpassungen nötig sind. Als Voraussetzung für die Einreichung von SEPA-Lastschriften müssen Unternehmen eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank beantragen. Es besteht die Möglichkeit für einzelne Abteilungen, die Gläubiger-ID mit Geschäftsbereichskennungen zu nutzen.

Nach der Entscheidung für die SEPA-Basis- und/oder die Firmenlastschrift müssen mit der Hausbank für jeden gewünschten Lastschrifttyp Inkassovereinbarungen abgeschlossen werden. Die SEPA-Firmenlastschrift kann nicht im Geschäftsverkehr mit Verbrauchern genutzt werden. Da Zahler mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit einer Lastschrift über diese informiert werden müssen, gilt es, die Gestaltung der sogenannten Vorabinformation (‚Pre-Notification‘) zu klären und einen Prozess für diese Information an den Kunden zu definieren. Geeignet ist jede Mitteilung (z.B. Rechnung, Police, Vertrag), die eine oder mehrere SEPA- Lastschriften ankündigt.

Für beide Lastschriftverfahren benötigen Unternehmen ab dem 1. Februar ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat, das sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung umfasst. Während für die SEPA-Basislastschrift eine Umdeutung einer gültigen Einzugsermächtigung möglich ist, müssen Unternehmen für eine Firmenlastschrift zwingend ein neues Mandat einholen. Die verbindlichen Mandatstexte werden bei den kontoführenden Zahlungsdienstleistern bereitgestellt. Neu organisieren müssen Unternehmen zudem die Verwaltung der eingeholten Mandate, um das Einholungsdatum, die formale Prüfung hinsichtlich der Unterschrift des Kunden und die Vergabe einer selbst zu vergebenden Mandatsreferenz zur eindeutigen Zuordnung sichert. Eines ist zum jetzigen Zeitpunkt klar: Unternehmen, die noch nicht mit der SEPA-Umstellung begonnen haben, werden nur mit einem Kraftakt gerade noch rechtzeitig alle Vorbereitungen treffen können. Für die dringend empfohlenen Testläufe für die neuen Zahlverfahren werden sie auch mit einem Endspurt nicht mehr genug Zeit haben.