Ein ERP-Projekt ist Chefsache

© M.I.T. Multimedia Internet Telematik GmbH
Text von: redaktion

Geschäftsführer Farshid Noorani von der M.I.T. GmbH erklärt, wann man seine Unternehmenssoftware erneuern und worauf man dabei achten sollte.

Jedes Unternehmen sollte sich alle fünf bis zehn Jahre mit der Frage ,Ist meine Unternehmenssoftware (ERP) noch zeitgemäß?‘ auseinandersetzen.

Folgende Punkte sind dabei von besonderem Interesse:

1. Lässt sich das aktuelle ERP-System nur schwer erweitern und mit hohem Aufwand warten?

2. Wird das System den aktuellen Kundenund/ oder den Unternehmensanforderungen noch gerecht?

3. Lässt sich meine Produktivität mit dem jetzigen System weiter steigern?

4. Sind alle relevanten Informationen in Echtzeit unternehmensweit verfügbar?

5. Kann eine Neustrukturierung und Optimierung der Geschäftsprozesse zu einer operativen Kostensenkung und Steigerung der Kundenzufriedenheit führen?

Wenn die Beantwortung dieser Fragen zu dem Ergebnis führt, dass die aktuell eingesetzte ERP-Lösung nicht mehr zeitgemäß ist und für die mittel- beziehungsweise langfristige Wettbewerbsfähigkeit eine neue Unternehmenssoftware vorteilhaft bzw. unabdingbar ist, folgt in der Regel eine Kosten- Nutzen-Analyse.

Bei der Budgetplanung müssen neben den Lizenzkosten auch die Aufwendungen für die Prozessanalyse/Systemauswahl, die Erstellung des Lasten-/Pflichtenhefts, die Implementierung und das Customizing (Anpassungen), die Schulungs- und Dokumentationskosten sowie die Wartungs- und Supportaufwendungen berücksichtigt werden.

Bei der Suche nach dem passenden ERPLieferanten sollte man sich zwei bis drei Anbieter heraussuchen, die auf Basis einer Standardsoftware mindestens 80 Prozent der eigenen Anforderungen abbilden können und in der Lage sind, die restlichen 20 Prozent auf Basis neuester Technologien kostengünstig zu entwickeln.

Nach der Erstpräsentation wird in einem Workshop ein Lastenheft erstellt, auf dessen Basis ein Prototyp präsentiert wird.

Erst danach sollte ein Vertrag mit dem Anbieter auf Basis eines Pflichtenhefts abgeschlossen werden.

Da für die laufende Anpassung, Erweiterung und Optimierung der Unternehmensprozesse eine intensive Zusammenarbeit notwendig ist, sollte der Softwarelieferant beziehungsweise sein Implementierungspartner in der Nähe des Kunden angesiedelt sein.

Wichtig ist, dass ein ERP-Projekt als Chefsache betrachtet wird und bei der Auswahl nicht nur die aktuellen, sondern auch die zukünftigen Anforderungen eingeplant werden.

Ein frühzeitiges Einbeziehen der End- Anwender führt zu einer höheren Akzeptanz der neuen Lösung. Es gibt keine beste Zeit für die Einführung eines ERP-Systems. Viele Unternehmen wollen die Einführung mit dem neuen Geschäftsjahr beginnen; das ist zwar verständlich und für jahresübergreifende Auswertungen vorteilhaft, aber nicht zwingend notwendig.

Besser sind in vielen Fällen eine Basis-/Teilsystemeinführung zum Jahresanfang und die anschließende stufenweise Fertigstellung im laufenden Betrieb.

Der Unternehmer denkt in der Regel, dass in Zeiten der Rezession keine Investition getätigt werden sollte, aber gerade für die Einführung einer ERP-Lösung ist diese Zeit sehr gut geeignet, weil mehr interne Ressourcen zur Verfügung stehen.

Sobald der Aufschwung einsetzt, können die Geschäftsprozesse sofort effizienter und damit wirtschaftlicher gestaltet werden – ein echter Wettbewerbsvorteil.